最近开研发季度会, 会议本身有很多明显的问题, 我坐着听的时候就在想: 如果我来组织季度会, 我会怎么办. 干脆写一篇梳理一下.

  1. 季度会存在的问题:
    1. 两张皮, 战略和战术结合的不紧密.
    2. 会议没有主持人, 节奏随意散漫, 拖沓冗长.
    3. 一锤子买卖, 会议没有结果管理.
    4. 参与度不高, 积极性不高.
  2. 我会如何组织:
    1. 会前:
      1. 约定会议材料基本形式, 必须有:
        • 总体进展甘特图: 表示每个项目进度, 并展示整体项目进度, 在会议开始时第一项介绍.
        • 每项的详细信息: 介绍为什么做, 做到什么程度, 目标结果是什么, 如何做, 谁做的, 花了多少时间, 还有什么没有做, 需要谁配合, 有什么风险, 需要什么资源支持, 接下来怎么打算的等具体情况.
      2. 约定提前24小时, 各组将会议准备的材料发送到钉钉大群里, 供所有研发预览:
        • 各位同事直接在会议材料标记comment.
        • 各位同事直接在最底部提出建议, 意见.
        • 材料负责人选择直接回复comment或者如果问题解释比较繁杂, 在会议上解释也可以.
      3. @所有人, 在会前, 在材料上直接标注疑问, 提建议, 意见. 每个组长必须到会议室开会, 其他研发可选择线上旁听, 不强制.
      4. 约定每人准备讲20分钟, 超时将会被打断, 10分钟解答大家的问题.
      5. 约定开会纪律, 无特殊情况, 手机倒扣, 电脑合盖, 每人带纸笔.
    2. 会中:
      1. 准备一个倒计时器, 滴滴答答提醒各位不要超时, 会议主持人负责把握时间, 提醒别人.
      2. 首先由研发的总负责人介绍整体目标, 可以是年度目标, 半年目标的达成情况, 例如现在是Q1结束, 那就看看在年初确定的年初目标达成情况, 是否到了25%, 10分钟即可.
      3. 每个组长20分钟介绍目标达成情况和下季度目标达成计划.
      4. 每个组长10分钟解释材料上大家提出的问题.
      5. 会议不要出现讨论, 如果对某事有异议, 有异议的人要在会前记录在材料里公开, 并由材料负责人在现场10分钟解释.
      6. 如果解释不满意, 有异议的人有责任提出反驳.
      7. 有异议的人可以临时提出问题, 但是不要讨论, 汇报人无法当场给出满意解释的, 记录在会议todo list中, 会后开小会, 不要当场开小会.
      8. 对于表达能力欠缺的小组长, 主持人提供帮助:
        • 记录todo list
        • 帮助小组长整理思路, 组织表达结构
        • 记录要点
      9. 最后研发负责人:
        • 总结本季度目标达成情况.
        • 本季度的研发过程中存在的问题, 及应该如何解决. 例如, 某项目现场问题过多, 影响了基础功能迭代; 某些目标进度落后, 项目开发优先级重新梳理.
        • 对每个组的进度进行点评.
        • 回顾整体研发目标, 确定下季度的研发目标进度.
      10. 每小时休息5~10分钟, 换换脑子.
    3. 会后:
      1. 主持人24小时内将整理过后的会议结论文档发送到群里或者邮件中@所有人.
      2. todo list中各项目, 每个问题负责人组织解决问题, 每个提出问题的人负责将item标记为完成, 除特殊情况, 1周内要完成.
      3. 每解决一个todo项, 通知”关注者列表”中的所有人.